Menulis Surat Niaga dan Surat Kuasa

Surat niaga atau surat dagang adalah surat yang dikeluarkan atau dibuat atau ditulis oleh suatu badan perusahaan-perusahaan yang ditujukan kepada seseorang, perusahaan, dan instansi lain. ada beberapa macam surat niaga, diantaranya:

1. Surat Permintaan Barang (Surat Pemesanan), 

2. Surat Penawaran, 

3. Surat Pengeluaran Barang (Faktur).

Surat permintaan barang disebut juga surat pesanan atau surat beli. Pembuatan surat pesanan memerlukan pertimbangan-pertimbangan keuangan, persyaratan pembayaran, pengiriman, dan penyerahan barang.

1. Surat Dagang

• Surat Penawaran Harga

Surat penawaran suatu barang atau jasa kepada perseorangan atau perusahaan sering disebut juga surat jual. Dalam surat penawaran biasanya digunakan bahasa yang efektif dan menarik minat pembeli atau penyalur sehingga mempermudah distribusi barang yang ditawarkan tersebut.

Beberapa pertimbangan dalam membuat surat penawaran harga, yaitu sebagai berikut:

1. Pertimbangkan baik-baik, apakah barang-barang yang ditawarkan itu benar-benar diperlukan  oleh perusahaan lain.
2. Pertimbangan risiko yang mungkin timbul.
3. Perlu adanya penelitian terhadap barang-barang yang ditawar tersebut, seperti kualitas, jumlah, dan harga.

Pada setiap penawaran harga, perlu disebutkan hal-hal sebagai berikut:

1. Dasar penawaran barang/jasa;
2. Perincian harga setiap barang;
3. Jumlah keseluruhan barang;

• Surat Perjanjian Jual-Beli

Surat perjanjian jual-beli dibuat oleh pihak penjual dan pihak pembeli. Di dalam surat tersebut dinyatakan secara tertulis kesepakatan antara kedua belah pihak. Surat tersebut berisi pernyataan secara tertulis mengenai kesepakatan yang menyatakan bahwa pihak penjual wajib menyerahkan barang dan berhak atas pembayaran barang itu. Sebaliknya, pihak pembeli berhak atas penerimaan barang dan wajib membayar harga barang itu kepada pihak penjual. Dalam surat perjanjian jual-beli, barang yang dapat diperjanjikan berupa barang bergerak seperti alat-alat perabotan dan kendaraan; dan barang-barang tidak bergerak atau barang tetap, contohnya adalah rumah, gedung, dan tanah.

2. Surat Kuasa

Surat kuasa digunakan untuk memberikan wewenang kepada seseorang  atau lembaga yang dipercaya untuk mewakili orang yang bersangkutan dalam melaksanakan suatu tindakan atau mengurus urusan tertentu.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat kuasa, yaitu:
- menentukan kegiatan yang akan diberi kuasa;
- memilih orang atau lembaga yang akan diberi kuasa;
- menentukan batas-batas kuasa yang akan dilimpahkan;
- mencantumkan tempat dan tanggal pembuatan surat kuasa;
- menulis surat kuasa di atas kertas segel atau dibubuhi meterai secukupnya;
- memberikan kuasa kepada seseorang yang dapat dipercaya;
- orang yang memberi dan menerima kuasa harus sudah dewasa, serta sehat rohani dan jasmani;
- orang yang memberi dan menerima kuasa harus menandatangani surat tersebut agar surat dianggap sah.